Leadership réfléchi

Protégez votre entreprise contre la fraude

Les scandales de fraude deviennent de plus en plus fréquents dans les journaux ou à la télévision. Cette augmentation a obligé de nombreux propriétaires d’entreprise à se préoccuper des problèmes de fraude qui pourraient se produire dans leur organisme.

Un rapport de 2014 de l’Association of Certified Fraud Examiners à indiqué qu’en moyenne 5% des ventes annuelles brutes d’un organisme sont des pertes associées à de la fraude interne. Ce rapport montre également que la plupart des fraudes se produisent 18 mois avant qu’elles ne soient détectées. Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables aux problèmes de fraudes puisque le gestionnaire-propriétaire est généralement le générateur des ventes et n’est pas toujours au courant des exigences de rapport interne: ce qui signifie qu’il ne sait pas toujours comment les créances et les dettes sont gérées.

Comment protéger votre entreprise

Même s’il existe de nombreux moyens d’éviter la fraude dans une entreprise, l’étape la plus importante est de mettre en place un système de contrôle interne. Ce système permettra d’éviter les problèmes de fraude et de la détecter après qu’elle ait eu lieu. Ce système de contrôle est généralement divisé en trois catégories:

  • Politiques et procédures – Les politiques et les procédures doivent être mises par écrit et expliquées aux employés, surtout les politiques relatives aux débours en espèces, à l’état de présences et au congé, aux frais/remboursement de déplacement, les lignes directrices relatives aux achats, la petite monnaie et les conflits d’intérêts.
  • Contrôles préventifs – Les contrôles préventifs permettent à un employé autorisé de vérifier et d’approuver les achats, les versements de salaires et les décaissements : séparer la manipulation d’argent – reçu et dépôt – des fonctions de tenue des dossiers. Le département TI doit limiter les accès informatiques pour que les employés n’aient seulement accès qu’aux systèmes dont ils ont besoin pour leurs tâches quotidiennes. Les mots de passe informatiques doivent avoir au moins huit caractères et utiliser une combinaison de caractères numériques et alphabétiques, en obligeant les utilisateurs à changer leurs mots de passe tous les 90 jours et en interdisant le partage de mots de passe.
  • Contrôles de détection – Les superviseurs doivent vérifier les activités des employés qui ont accès à des systèmes informatiques sensibles. Demandez à un employé qui n’a pas de responsabilités associées à la manipulation d’argent ou à la tenue des dossiers d’effectuer des rapprochements mensuels.

Outre ces contrôles, il est important de promouvoir un comportement éthique dans l’organisme. Trop souvent, les entreprises pensent que le comportement éthique vient naturellement, mais ce n’est pas souvent le cas et il est important de l’expliquer clairement au personnel. La culture organisationnelle, la mission et les énoncés de mission de l’entreprise ont une influence considérable sur le comportement éthique de leurs employés.

Si vous êtes une petite entreprise et vous vous posez des questions concernant une fraude potentielle.

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